Bước 1
Xác định phạm vi
Làm rõ sản phẩm, mã CN/HS, các luồng cung ứng, vai trò của từng nhà cung cấp và doanh nghiệp EU nào chịu nghĩa vụ của nhà vận hành.
Tài liệu phạm vi
Phương pháp
Một hệ thống bằng chứng cho EUDR.
LamNova không bán thêm một phần mềm. Mục tiêu của phương pháp là giúp bằng chứng từ nhà cung cấp có thể thu thập, kiểm tra, giải thích, sẵn sàng cho tuyên bố thẩm định và lặp lại được, cho cả doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam lẫn khách hàng EU.
„Hệ thống“ ở đây là quy trình, vai trò, cấu trúc hồ sơ và nhịp làm việc định kỳ. Không phải phần mềm riêng và không phải chứng chỉ tuân thủ.
Quy trình
Bước 2
Thu thập
Tập hợp thông tin liên hệ nhà cung cấp, dữ liệu định vị, hồ sơ pháp lý, tên loài gỗ, bằng chứng chuỗi cung ứng và các chứng chỉ hiện có.
Dữ liệu nhà cung cấp
Bước 3
Kiểm tra
Kiểm tra tọa độ, định dạng GeoJSON, tính nhất quán của giấy tờ và các dấu hiệu bất thường, cũng như việc bằng chứng có khớp với chuỗi cung ứng thực tế hay không.
Báo cáo dấu hiệu bất thường
Bước 4
Sắp xếp
Các tệp rời rạc được gom thành một bộ hồ sơ bằng chứng với người phụ trách, quy tắc đặt tên, danh sách điểm còn thiếu, cách xử lý vướng mắc và hướng dẫn công việc có thể lặp lại.
Cấu trúc hồ sơ bằng chứng
Bước 5
Chuẩn bị
Bằng chứng được chuyển sang logic của tuyên bố thẩm định: dữ liệu sản phẩm, dữ liệu lô đất, kết luận về rủi ro và sẵn sàng cho Hệ thống Thông tin của EU (TRACES).
Dữ liệu cho tuyên bố thẩm định
Bước 6
Duy trì
Cập nhật dữ liệu nhà cung cấp, mã tham chiếu, các chỉnh sửa và rà soát định kỳ, để việc tuân thủ không dừng lại sau lô hàng đầu tiên.
Chu kỳ bằng chứng định kỳ
Nguyên tắc
Thu thập dữ liệu thôi là chưa đủ.
Hồ sơ thẩm định chỉ hữu ích khi đội ngũ giải thích được bằng chứng đến từ đâu, đã được kiểm tra thế nào và đã thay đổi ra sao theo thời gian. Có thể kiểm tra nghĩa là có cấu trúc và truy lại được, không có nghĩa là bảo đảm tuân thủ.
Nguồn gốc
Mỗi dữ liệu cần có nguồn: ai cung cấp, khi nào, và trong bối cảnh nhà cung cấp hoặc lô hàng nào.
Toàn vẹn
Bằng chứng phải được lưu sao cho các thay đổi, chỉnh sửa và phiên bản tài liệu về sau vẫn có thể truy lại.
Phương pháp
Cách đi đến kết luận cũng quan trọng: dữ liệu được kiểm tra thế nào, dấu hiệu bất thường nào đã được đánh giá và vì sao có kết quả đó.
Có thể lặp lại
Một người kiểm tra độc lập có thể đi theo cùng chuỗi bằng chứng và đi đến cùng kết luận thẩm định.
Không phụ thuộc phần mềm
Phương pháp hoạt động với công cụ bạn đang dùng.
LamNova làm việc với bảng tính, thư mục chia sẻ, dữ liệu xuất từ bộ phận mua hàng, tệp GIS, hồ sơ chứng chỉ hoặc các nền tảng truy xuất nguồn gốc chuyên dụng. Mục tiêu không phải là áp đặt một công cụ, mà là làm cho quy trình bằng chứng vận hành được.
Nếu một nền tảng phần mềm là giải pháp phù hợp, LamNova hỗ trợ lựa chọn và triển khai. Nếu không, quy trình bắt đầu với một bộ hồ sơ gọn và phân công rõ ràng.
Giới hạn rõ ràng
LamNova không phải là
Không phải công ty luật: LamNova không thay thế tư vấn pháp lý chuyên môn.
Không phải tổ chức chứng nhận: LamNova xây dựng quy trình bằng chứng, không cấp chứng chỉ.
Không phải thêm một phần mềm: LamNova không phụ thuộc vào phần mềm nào và tập trung vào việc triển khai.
Dành cho khoảng giữa phức tạp giữa yêu cầu tuân thủ của EU và thực tế tại nhà cung cấp ở Việt Nam.
Kết quả thực tế
Phương pháp tạo ra gì
Tổng quan bằng chứng, danh sách điểm còn thiếu theo từng nhà cung cấp, báo cáo dấu hiệu bất thường, hướng dẫn công việc, logic dữ liệu cho tuyên bố thẩm định, theo dõi mã tham chiếu và một nhịp làm việc của đội ngũ kéo dài sau dự án đầu tiên.
Bước tiếp theo
Xây dựng quy trình bằng chứng mà đội ngũ của bạn có thể giải thích.
Trong cuộc gọi đầu tiên, chúng tôi xem bằng chứng từ nhà cung cấp hiện có thể thu thập và kiểm tra được đến đâu, và cách biến chúng thành quy trình lặp lại cho khách hàng EU.